Il segretario, o più comunemente la segretaria, è uno di quei mestieri che non hanno bisogno di tante spiegazioni…

Ma siamo sicuri? Provate a dire cosa fa esattamente! E no, non è solo rispondere alle chiamate.

In cosa consiste il mestiere di segretario/a?

Per definire questo mestiere parliamo più spesso di segretaria, al femminile, perché tradizionalmente viene svolto da donne. Nell’accezione comune, infatti, il segretario (al maschile) viene identificato come un funzionario che ricopre mansioni di fiducia e viene affiancato solitamente a un politico. 

In questo caso invece parliamo della persona che, in un ufficio, svolge diverse mansioni. Ecco le più comuni:

  • ricevere e smistare la posta cartacea e online;
  • spedire e ricevere pacchi;
  • accogliere i dipendenti e le persone esterne all’azienda;
  • rispondere alle telefonate e smistarle ai diretti interessati;
  • organizzare l’agenda degli incontri e delle riunioni;
  • archiviare documenti e pratiche;
  • gestire problematiche interne all’ufficio.

Come varia il ruolo del segretario/a?

Il ruolo del segretario o della segretaria può variare a seconda del tipo di azienda in cui lavora: può essere uno studio medico o di avvocati, un centro estetico o una scuola, un’agenzia di viaggi o una palestra, un ente pubblico o privato.

Inoltre, se si tratta di un ambiente piccolo, solitamente svolgerà mansioni generiche; se è grande, probabilmente saranno mansioni più specifiche.

Ad esempio, esiste il segretario commerciale, che opera nell’ufficio commerciale, oppure quello amministrativo, che gestisce ogni attività di tipo contabile e amministrativo. Oppure ancora il segretario/a di direzione, che organizza e pianifica l’agenda di un dirigente.

Quali skill deve avere un segretario/a?

Per diventare segretaria o segretario non viene richiesta la laurea, a meno che non si tratti di posizioni particolari. Solitamente basta un diploma, meglio se con un indirizzo affine al compito, oppure anche un corso professionale ad hoc.

Quando ci si candida per fare i segretari, così come per altri lavori, vengono anche valutate le cosiddette soft skill, ovvero tutte quelle qualità che fanno parte della sfera della sensibilità caratteriale e delle attitudini comportamentali. Skill che però spesso sono fondamentali, soprattutto in questo lavoro. 

Ad esempio, come lo vedreste un segretario o una segretaria che risponde al telefono in modo nevrotico? Che sta sempre col muso? Che non ha un minimo di accortezza per la sua immagine? 

In segreteria bisognerebbe infatti essere cordiali, comunicativi, accoglienti, discreti e positivi. Cose che si possono acquisire col tempo, certo, ma se non le avete acquisite già in fase di colloquio potreste partire svantaggiati.

Credits per le immagini: Pixabay.com, F1Digitals, Rodrigo_SalomonHC, shengpan, jackmac34, Alexas_Fotos

Teresa Lucente
Teresa Lucente